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Muitas vezes, aquilo que você não faz tem muito mais impacto na sua produtividade no trabalho do que aquilo que você faz. Em vez de se perguntar: “o que eu deveria começar a fazer?”, pergunte-se: “o que eu deveria parar de fazer? ”.
Para ajudar você com essa tarefa, aqui estão sete hábitos estressantes (e bastante comuns) que você deveria se esforçar para eliminar. Eles são baseados no livro “The 4-Hour Workweek”, de Tim Ferriss. Concentre-se em um ou dois de cada vez, priorizando aqueles que acredita que terão maior impacto em sua vida neste momento.

Os 7 hábitos que precisam ser eliminados para melhorar a produtividade no trabalho

 

1. Não comece a trabalhar antes de planejar o seu dia

Não caia na tentação de chegar no escritório e já começar a trabalhar. Ao invés disso, invista 10 minutos para elencar e priorizar tudo aquilo que precisa ser feito durante o dia. Isso vale ainda mais para o seu planejamento semanal, mensal etc. Esta é a dica mais importante para garantir uma melhor produtividade no trabalho!

2. Não abra seus e-mails logo pela manhã

Tendo iniciado seu o dia com clareza das suas prioridades, comece a trabalhar imediatamente naquilo que for mais importante. Checar os e-mails neste momento só irá tirar o seu foco daquilo que realmente precisa ser feito. Você acabará procrastinando o que é de fato prioritário para simplesmente ocupar seu tempo respondendo e-mails na ilusão de que está produzindo.

3. Não faça reuniões que não tenham um objetivo claro

Antes de começar qualquer reunião (ou conversa ao telefone), tenha claro o que você está buscando ali. Também, saiba o motivo de essas ações serem importantes para você naquele momento. Liste os tópicos essenciais em uma pauta. Então, defina um horário de início e fim e procure limitar o tempo máximo em 30 minutos. Apenas dedique mais tempo se for algo muito técnico ou específico.
Desta forma, as pessoas irão aproveitar da melhor maneira possível cada minuto. Além disso, em vez de marcar uma reunião às 14h (o que dá margens para atrasos), marque-a, por exemplo, das 14h15 às 14h45. Certamente a pontualidade será mais respeitada.

4. Não deixe as pessoas divagarem em reuniões

É incrível como se perde tempo com devaneios e assuntos paralelos em reuniões. Assim sendo, se o seu objetivo é aumentar a produtividade no trabalho, vá direto ao ponto. Se alguém começar a perder o foco, esteja pronto para trazê-lo imediatamente de volta. Deixe o bate-papo e as conversas triviais para outra hora.
A Lei de Parkinson diz que um trabalho irá se expandir e ocupar todo o tempo que lhe for concedido. Por isso, reuniões curtas tendem a ser mais eficazes.

5. Não veja e-mails constantemente

Defina um “Bloco de Tempo” para lidar com as mensagens. Pouca gente se dá conta, mas existe uma coisa chamada “Custo de Interrupção”. Quando você interrompe uma tarefa para checar e-mails, não é apenas uma porção de tempo que você perde. O que acontece também é a perda do seu foco naquilo que estava fazendo. É como uma água que você está tentando ferver, mas fica desligando o fogo todo hora.
Esse tópico vale para tarefas profissionais que tiram o seu foco daquilo que você realmente deveria estar fazendo. Mas, essa dica também é válida para pequenas pausas com distrações pessoais. O mais comum são aqueles “minutinhos” para olhar WhatsApp e mídias sociais.
Para evitar esse problema na produtividade no trabalho, defina um horário específico para acessar e-mails, notícias, Facebook etc. Assim, quando não estiver nesses minutos, deixe-os de lado.

6. Não se deixe levar pelas distrações – cuidado com as compulsões

Cuidado com aquela compulsão de ter que checar o celular a toda hora. Essa ação, além de acabar com a sua produtividade no trabalho, pode gerar neuroses mais sérias. Por exemplo: não conseguir ficar sem seu smartphone por alguns instantes.
Se estiver com dificuldades para resistir, livre-se da tentação. Desligue ou coloque o telefone em “Modo Avião” quando precisar se concentrar em algo importante.
Aliás, permita-se também ficar com o telefone desligado em alguns momentos fora do horário do trabalho. Você vai ver como sua mente irá sentir um relaxamento natural que estava desesperadamente buscando. Mais importante, você vai conseguir estar mais com a atenção no presente, algo raro hoje em dia. Por incrível que pareça, o mundo não vai acabar se você desligar o seu telefone quando estiver brincando com seus filhos, fazendo exercícios ou lendo um livro…

7. Não se preocupe em deixar pequenas coisas ruins acontecerem

Você nunca terá tempo para fazer tudo o que precisa que fazer. Porém, sempre terá tempo para fazer aquilo que é importante.
Isso às vezes irá significar deixar que pequenas coisas ruins aconteçam. Por exemplo: dizer não a um cliente, recusar um convite ou negar um pedido de ajuda de alguém que ficará chateado com você por isso. Não se culpe, aceite que este é um efeito colateral necessário em nome da realização de algo maior.
O verdadeiro problema está em fazer justamente o contrário. Ou seja, deixar de lado suas prioridades para atender a todas aquelas demandas externas que surgem a todo momento.

Dica bônus:

Para melhorar a produtividade no trabalho, elimine as o que não é essencial. Seja no trabalho ou na vida pessoal. Isso fará com que você consiga focar e concentrar sua energia naquilo que realmente importa.
A maior dificuldade em ser produtivo e manter o foco não está em saber o que se tem que fazer, mas em dizer “não” e se blindar contra todas as distrações que irão tentar tirar o seu foco!
Foco é uma questão de decidir as coisas que você não vai fazer!
Sugerido: Ouça a minha participação no CBN Debate: A importância de saber dizer não.

Gostou? Então, conheça um método interativo para aumentar sua produtividade e ajudar você a perseguir com foco todos os seus objetivos pessoais e profissionais. Acesse agora: www.paulomachado.com para saber mais.
Paulo Machado trabalhou por vários anos ligado à ONU, aprendeu 5 idiomas, viajou por quase 30 países, morou no Canadá e na Itália, onde trabalhou com o grande jogador de futebol Clarence Seedorf no Milan. Hoje dedica-se à área de Desenvolvimento Pessoal ajudando pessoas e empresas a crescerem.

3…2…1… Gravando! Caros amigos, compartilho com vocês a prévia do meu novo Podcast. Pense nele como um Programa de Rádio sobre Desenvolvimento Pessoal onde eu vou falar sobre vários temas deste universo e também entrevistar algumas pessoas especiais com o objetivo de desconstruir o caminho que as levou ao sucesso (táticas, rotinas, hábitos, padrões…) para que você também possa começar a aplicar esses princípios na sua vida.
Optei pelo formato em áudio em vez de vídeo porque ele dá mais liberdade e permite que você escute no celular enquanto faz outra coisa…

Minha grande inspiração para esse Podcast é um cara nos EUA chamado Tim Ferriss que há 3 anos consecutivos ganha o prêmio de melhor Podcast do iTunes e já entrevistou gente como Arnold Schwarzenegger, Tony Robbins, Malcom Gladwell… seus entrevistados são os mais variados: artistas famosos, bilionários, cientistas, atletas de elite, humanitários, empreendedores, militares, músicos, autores, superdotados, mas todos com uma coisa em comum: são muito bem sucedidos no que fazem!
Se você conhece alguém que gostaria de indicar para ser meu entrevistado, escreva para: contato@paulomachado.com

Clique abaixo para ouvir o Episódio Piloto:


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O especialista em aprendizagem acelerada e autor best-seller, Tim Ferriss, dá uma dica preciosíssima em seu livro “4-Hour Work-Week” que fez toda a diferença em minha rotina de trabalho:

“Acesse seu e-mail apenas duas vezes por dia.”

Simples não? Mas isso fez toda a diferença em minha rotina de trabalho! Hoje, eu acesso meus e-mails apenas às 11h00 e às 16h00 e jamais aos finais de semana. Você pode se perguntar: como algo tão simples pode fazer tanta diferença? E eu vou explicar por que por trás desta simples atitude existe um ganho tão grande.

1. Planeje suas prioridades do dia, comece pela
mais importante e não pare até ter terminado

Uma rotina de produtividade começa com um bom planejamento e uma definição clara de prioridades logo pela manhã. Não comece a trabalhar se não tiver feito isso ainda. Feito isso, eleja a tarefa mais importante, aquela que fará a maior diferença, e concentre-se nela imediatamente! Não pare até ter concluído, você deve se blindar das demandas externas até o seu término. Nada de checar e-mails porque você receberá uma série de demandas secundárias que são urgentes, mas não importantes e não levarão você a lugar algum. E é aí justamente que está a armadilha… Você irá procrastinar aquilo que realmente é importante para atender (ou se distrair) respondendo e-mails e se ocupando com outras coisas mais fáceis e menos significativas.

2. Foco é ter um esforço proativo
para não tirar os olhos da sua meta

Temos muita dificuldade em manter o foco. Por isso precisamos ser capazes de dizer “NÃO” e realizar um processo de “eliminação seletiva”. Conscientemente renunciar pequenas coisas para que as grandes possam ser feitas. Se você parar para checar e-mails, irá sofrer com algo chamado “custo da interrupção ou troca de tarefas”. Seu cérebro é como um computador que precisa ser reiniciado toda vez que você faz isso. O que acontece? As coisas ficam pela metade, você não avança, frustra-se e perde energia.
Imagine uma goteira caindo dentro de um copo. Você deve transportar essa água até um outro recipiente que está no outro lado da casa. Faz sentido você levar o copo cada vez que cai uma gota (o que fazemos com os e-mails)? Não é mais lógico esperar o copo encher até um certo nível e levar tudo em uma só viagem? Essa viagem que você faz até o outro cômodo é o “custo da interrupção”. O resultado? Ao final do dia você sente aquela sensação de que trabalhou sem parar, mas ao mesmo tempo não realizou nada significante. Nunca confunda movimento com progresso. E sabe o que é pior ainda? Isso gera estresse. Como o filósofo Mário Sergio Cortella disse uma vez: “O cansaço resulta de um esforço intenso enquanto o estresse resulta de um esforço sem sentido”.

3. Não faz sentido mandar e-mail
quando você precisa de algo com urgência

E-mails não são meios apropriados para tratar coisas urgentes e importantes. Se uma coisa é de fato muito importante e não pode esperar, você receberá uma ligação e não um e-mail. Não faz o menor sentido utilizar um meio onde você não tem certeza se a pessoa recebeu sua mensagem ou não para comunicar uma emergência. Diferente do telefone onde, além de você ter a certeza do recebimento, ainda recebe o feedback instantâneo. Há uma forma para se assegurar que as pessoas, mesmo o seu chefe, estejam cientes que se precisarem falar algo que não pode esperar, elas devem ligar para você e não mandar um e-mail. Eu vou mostrar a vocês no final deste texto.

4. Sensação de Liberdade e bem-estar
mental para trabalhar melhor

Este é um grande bônus desta prática. Depois que comecei a aplicá-la, senti-me livre, leve, aliviado e cheio de energia para focar nas minhas tarefas mais importantes. É tão bom permitir-se não se preocupar com os e-mails. É como se você se libertasse de uma prisão psicológica e a sensação é incrível! Isso muda totalmente a sua rotina, a sua disposição para trabalhar aumenta, sua mente se acalma, as ideias fluem, isso gera uma sensação extremamente agradável. Imagine por um instante agora como seria bom não ter que se preocupar com os e-mails… imaginou? É muito bom, não é? Você pode ter isso agora mesmo e é muito mais simples do que você supõe!

5. Então você acha que esta
prática não se aplica a você?

A essa altura, talvez você possa estar pensando: “Isso pode funcionar no seu caso, mas você não tem ideia dos e-mails que eu recebo, do meu chefe, das pessoas que trabalho, das minhas responsabilidades etc.”. Entretanto, posso lhe afirmar com convicção: isso é uma ilusão que você mesmo criou – e eu estou aqui para abrir os seus olhos. Pessoas com muito mais demandas que você conseguem adotar esta prática, por que você não seria capaz? Se você captou bem a mensagem do texto, compreendeu que a meta aqui não é deixar de ver e-mails para manter-se na ociosidade ou ser irresponsável. Pelo contrário, é liberar janelas de tempo onde você possa focar nas atividades de maior valor, aquelas que trarão mais resultado para sua empresa ou sua carreira. Duvido muito que alguém irá reclamar desta postura quando perceberem que a sua produtividade foi parar nas alturas. Além disso, há uma forma coerente e responsável de fazer isso. E aqui está ela:
Este script, simples e eficaz, foi retirado do mesmo livro que citei no início e, após ter alinhado com as pessoas mais importantes com as quais você se comunica, pode ser colocado como resposta automática:
 

Saudações Estimados Colegas,
Devido à alta carga de trabalho, atualmente eu estou checando e respondendo e-mails apenas duas vezes por dia às 12h00 e às 16h00.
Se você necessitar de algo urgente (por favor assegure-se que é realmente urgente) que não possa esperar até às 12h00 ou às 16h00, por favor contate-me via telefone no número (55) 5555-5555.
Obrigado pela compreensão. Meu objetivo é aumentar minha eficiência e efetividade para poder melhor servi-lo.
Atenciosamente,
Paulo Machado
 

Por fim, um uma última nota importante: Se o e-mail pode ser tão destrutivo para o seu avanço profissional, imagine então WhatsApp, Mídias Sociais etc. Espero que tenham gostado! Quem quiser se aprofundar mais, é só acessar: www.fourhourworkweek.com/blog/
 

Gostou? Então, acesse agora: www.paulomachado.com para saber mais.