O especialista em aprendizagem acelerada e autor best-seller, Tim Ferriss, dá uma dica preciosíssima em seu livro “4-Hour Work-Week” que fez toda a diferença em minha rotina de trabalho:

“Acesse seu e-mail apenas duas vezes por dia.”

Simples não? Mas isso fez toda a diferença em minha rotina de trabalho! Hoje, eu acesso meus e-mails apenas às 11h00 e às 16h00 e jamais aos finais de semana. Você pode se perguntar: como algo tão simples pode fazer tanta diferença? E eu vou explicar por que por trás desta simples atitude existe um ganho tão grande.

1. Planeje suas prioridades do dia, comece pela
mais importante e não pare até ter terminado

Uma rotina de produtividade começa com um bom planejamento e uma definição clara de prioridades logo pela manhã. Não comece a trabalhar se não tiver feito isso ainda. Feito isso, eleja a tarefa mais importante, aquela que fará a maior diferença, e concentre-se nela imediatamente! Não pare até ter concluído, você deve se blindar das demandas externas até o seu término. Nada de checar e-mails porque você receberá uma série de demandas secundárias que são urgentes, mas não importantes e não levarão você a lugar algum. E é aí justamente que está a armadilha… Você irá procrastinar aquilo que realmente é importante para atender (ou se distrair) respondendo e-mails e se ocupando com outras coisas mais fáceis e menos significativas.

2. Foco é ter um esforço proativo
para não tirar os olhos da sua meta

Temos muita dificuldade em manter o foco. Por isso precisamos ser capazes de dizer “NÃO” e realizar um processo de “eliminação seletiva”. Conscientemente renunciar pequenas coisas para que as grandes possam ser feitas. Se você parar para checar e-mails, irá sofrer com algo chamado “custo da interrupção ou troca de tarefas”. Seu cérebro é como um computador que precisa ser reiniciado toda vez que você faz isso. O que acontece? As coisas ficam pela metade, você não avança, frustra-se e perde energia.
Imagine uma goteira caindo dentro de um copo. Você deve transportar essa água até um outro recipiente que está no outro lado da casa. Faz sentido você levar o copo cada vez que cai uma gota (o que fazemos com os e-mails)? Não é mais lógico esperar o copo encher até um certo nível e levar tudo em uma só viagem? Essa viagem que você faz até o outro cômodo é o “custo da interrupção”. O resultado? Ao final do dia você sente aquela sensação de que trabalhou sem parar, mas ao mesmo tempo não realizou nada significante. Nunca confunda movimento com progresso. E sabe o que é pior ainda? Isso gera estresse. Como o filósofo Mário Sergio Cortella disse uma vez: “O cansaço resulta de um esforço intenso enquanto o estresse resulta de um esforço sem sentido”.

3. Não faz sentido mandar e-mail
quando você precisa de algo com urgência

E-mails não são meios apropriados para tratar coisas urgentes e importantes. Se uma coisa é de fato muito importante e não pode esperar, você receberá uma ligação e não um e-mail. Não faz o menor sentido utilizar um meio onde você não tem certeza se a pessoa recebeu sua mensagem ou não para comunicar uma emergência. Diferente do telefone onde, além de você ter a certeza do recebimento, ainda recebe o feedback instantâneo. Há uma forma para se assegurar que as pessoas, mesmo o seu chefe, estejam cientes que se precisarem falar algo que não pode esperar, elas devem ligar para você e não mandar um e-mail. Eu vou mostrar a vocês no final deste texto.

4. Sensação de Liberdade e bem-estar
mental para trabalhar melhor

Este é um grande bônus desta prática. Depois que comecei a aplicá-la, senti-me livre, leve, aliviado e cheio de energia para focar nas minhas tarefas mais importantes. É tão bom permitir-se não se preocupar com os e-mails. É como se você se libertasse de uma prisão psicológica e a sensação é incrível! Isso muda totalmente a sua rotina, a sua disposição para trabalhar aumenta, sua mente se acalma, as ideias fluem, isso gera uma sensação extremamente agradável. Imagine por um instante agora como seria bom não ter que se preocupar com os e-mails… imaginou? É muito bom, não é? Você pode ter isso agora mesmo e é muito mais simples do que você supõe!

5. Então você acha que esta
prática não se aplica a você?

A essa altura, talvez você possa estar pensando: “Isso pode funcionar no seu caso, mas você não tem ideia dos e-mails que eu recebo, do meu chefe, das pessoas que trabalho, das minhas responsabilidades etc.”. Entretanto, posso lhe afirmar com convicção: isso é uma ilusão que você mesmo criou – e eu estou aqui para abrir os seus olhos. Pessoas com muito mais demandas que você conseguem adotar esta prática, por que você não seria capaz? Se você captou bem a mensagem do texto, compreendeu que a meta aqui não é deixar de ver e-mails para manter-se na ociosidade ou ser irresponsável. Pelo contrário, é liberar janelas de tempo onde você possa focar nas atividades de maior valor, aquelas que trarão mais resultado para sua empresa ou sua carreira. Duvido muito que alguém irá reclamar desta postura quando perceberem que a sua produtividade foi parar nas alturas. Além disso, há uma forma coerente e responsável de fazer isso. E aqui está ela:
Este script, simples e eficaz, foi retirado do mesmo livro que citei no início e, após ter alinhado com as pessoas mais importantes com as quais você se comunica, pode ser colocado como resposta automática:
 

Saudações Estimados Colegas,
Devido à alta carga de trabalho, atualmente eu estou checando e respondendo e-mails apenas duas vezes por dia às 12h00 e às 16h00.
Se você necessitar de algo urgente (por favor assegure-se que é realmente urgente) que não possa esperar até às 12h00 ou às 16h00, por favor contate-me via telefone no número (55) 5555-5555.
Obrigado pela compreensão. Meu objetivo é aumentar minha eficiência e efetividade para poder melhor servi-lo.
Atenciosamente,
Paulo Machado
 

Por fim, um uma última nota importante: Se o e-mail pode ser tão destrutivo para o seu avanço profissional, imagine então WhatsApp, Mídias Sociais etc. Espero que tenham gostado! Quem quiser se aprofundar mais, é só acessar: www.fourhourworkweek.com/blog/
 

Gostou? Então, acesse agora: www.paulomachado.com para saber mais.