Muitas vezes, aquilo que você não faz tem muito mais impacto na sua produtividade no trabalho do que aquilo que você faz. Em vez de se perguntar: “o que eu deveria começar a fazer?”, pergunte-se: “o que eu deveria parar de fazer? ”.

Para ajudar você com essa tarefa, aqui estão sete hábitos estressantes (e bastante comuns) que você deveria se esforçar para eliminar. Eles são baseados no livro “The 4-Hour Workweek”, de Tim Ferriss. Concentre-se em um ou dois de cada vez, priorizando aqueles que acredita que terão maior impacto em sua vida neste momento.

Os 7 hábitos que precisam ser eliminados para melhorar a produtividade no trabalho

 

1. Não comece a trabalhar antes de planejar o seu dia

Não caia na tentação de chegar no escritório e já começar a trabalhar. Ao invés disso, invista 10 minutos para elencar e priorizar tudo aquilo que precisa ser feito durante o dia. Isso vale ainda mais para o seu planejamento semanal, mensal etc. Esta é a dica mais importante para garantir uma melhor produtividade no trabalho!

2. Não abra seus e-mails logo pela manhã

Tendo iniciado seu o dia com clareza das suas prioridades, comece a trabalhar imediatamente naquilo que for mais importante. Checar os e-mails neste momento só irá tirar o seu foco daquilo que realmente precisa ser feito. Você acabará procrastinando o que é de fato prioritário para simplesmente ocupar seu tempo respondendo e-mails na ilusão de que está produzindo.

3. Não faça reuniões que não tenham um objetivo claro

Antes de começar qualquer reunião (ou conversa ao telefone), tenha claro o que você está buscando ali. Também, saiba o motivo de essas ações serem importantes para você naquele momento. Liste os tópicos essenciais em uma pauta. Então, defina um horário de início e fim e procure limitar o tempo máximo em 30 minutos. Apenas dedique mais tempo se for algo muito técnico ou específico.

Desta forma, as pessoas irão aproveitar da melhor maneira possível cada minuto. Além disso, em vez de marcar uma reunião às 14h (o que dá margens para atrasos), marque-a, por exemplo, das 14h15 às 14h45. Certamente a pontualidade será mais respeitada.

4. Não deixe as pessoas divagarem em reuniões

É incrível como se perde tempo com devaneios e assuntos paralelos em reuniões. Assim sendo, se o seu objetivo é aumentar a produtividade no trabalho, vá direto ao ponto. Se alguém começar a perder o foco, esteja pronto para trazê-lo imediatamente de volta. Deixe o bate-papo e as conversas triviais para outra hora.

A Lei de Parkinson diz que um trabalho irá se expandir e ocupar todo o tempo que lhe for concedido. Por isso, reuniões curtas tendem a ser mais eficazes.

5. Não veja e-mails constantemente

Defina um “Bloco de Tempo” para lidar com as mensagens. Pouca gente se dá conta, mas existe uma coisa chamada “Custo de Interrupção”. Quando você interrompe uma tarefa para checar e-mails, não é apenas uma porção de tempo que você perde. O que acontece também é a perda do seu foco naquilo que estava fazendo. É como uma água que você está tentando ferver, mas fica desligando o fogo todo hora.

Esse tópico vale para tarefas profissionais que tiram o seu foco daquilo que você realmente deveria estar fazendo. Mas, essa dica também é válida para pequenas pausas com distrações pessoais. O mais comum são aqueles “minutinhos” para olhar WhatsApp e mídias sociais.

Para evitar esse problema na produtividade no trabalho, defina um horário específico para acessar e-mails, notícias, Facebook etc. Assim, quando não estiver nesses minutos, deixe-os de lado.

6. Não se deixe levar pelas distrações – cuidado com as compulsões

Cuidado com aquela compulsão de ter que checar o celular a toda hora. Essa ação, além de acabar com a sua produtividade no trabalho, pode gerar neuroses mais sérias. Por exemplo: não conseguir ficar sem seu smartphone por alguns instantes.

Se estiver com dificuldades para resistir, livre-se da tentação. Desligue ou coloque o telefone em “Modo Avião” quando precisar se concentrar em algo importante.

Aliás, permita-se também ficar com o telefone desligado em alguns momentos fora do horário do trabalho. Você vai ver como sua mente irá sentir um relaxamento natural que estava desesperadamente buscando. Mais importante, você vai conseguir estar mais com a atenção no presente, algo raro hoje em dia. Por incrível que pareça, o mundo não vai acabar se você desligar o seu telefone quando estiver brincando com seus filhos, fazendo exercícios ou lendo um livro…

7. Não se preocupe em deixar pequenas coisas ruins acontecerem

Você nunca terá tempo para fazer tudo o que precisa que fazer. Porém, sempre terá tempo para fazer aquilo que é importante.

Isso às vezes irá significar deixar que pequenas coisas ruins aconteçam. Por exemplo: dizer não a um cliente, recusar um convite ou negar um pedido de ajuda de alguém que ficará chateado com você por isso. Não se culpe, aceite que este é um efeito colateral necessário em nome da realização de algo maior.

O verdadeiro problema está em fazer justamente o contrário. Ou seja, deixar de lado suas prioridades para atender a todas aquelas demandas externas que surgem a todo momento.

Dica bônus:

Para melhorar a produtividade no trabalho, elimine as o que não é essencial. Seja no trabalho ou na vida pessoal. Isso fará com que você consiga focar e concentrar sua energia naquilo que realmente importa.

A maior dificuldade em ser produtivo e manter o foco não está em saber o que se tem que fazer, mas em dizer “não” e se blindar contra todas as distrações que irão tentar tirar o seu foco!

Foco é uma questão de decidir as coisas que você não vai fazer!

Sugerido: Ouça a minha participação no CBN Debate: A importância de saber dizer não.

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Paulo Machado trabalhou por vários anos ligado à ONU, aprendeu 5 idiomas, viajou por quase 30 países, morou no Canadá e na Itália, onde trabalhou com o grande jogador de futebol Clarence Seedorf no Milan. Hoje dedica-se à área de Desenvolvimento Pessoal ajudando pessoas e empresas a crescerem.